Preparar una propuesta técnica para una licitación pública no consiste solo en explicar que podemos prestar un servicio. La clave está en demostrar cómo vamos a ejecutarlo y por qué nuestra propuesta responde a lo que realmente necesita la Administración.
Para hacerlo bien, primero hay que entender qué función cumple cada documento del expediente. Una forma sencilla de recordarlo es esta:
- La Memoria Justificativa es el para qué;
- El Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT) es el qué;
- El Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP) establece las reglas de la licitación y, entre otras cuestiones, el cómo.
El PPT: qué hay que hacer
El Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT) define las características del servicio, suministro u obra: actividades, entregables, perfiles, plazos, medios y requisitos técnicos.
Por tanto, es la base para saber qué debe incluir nuestra propuesta.
Pero una buena memoria no debe limitarse a repetir el PPT. Si el pliego pide realizar una actividad, nuestra propuesta debe explicar cómo se organizará, quién participará, qué recursos se utilizarán y qué resultados se esperan.
Leer el pliego es el punto de partida. Interpretarlo y convertir sus requisitos en una propuesta concreta es el verdadero trabajo.
El PCAP: cómo se va a valorar nuestra propuesta
El Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP) establece las reglas de la licitación (documentación, solvencia, criterios de adjudicación, condiciones de ejecución, penalidades o formato de las ofertas).
Para preparar la propuesta técnica hay que prestar especial atención a los criterios de valoración.
Antes de empezar a redactar conviene identificar qué apartados se puntúan y cuánto vale cada uno. Si la metodología supone 25 puntos y el equipo 5, la memoria debería reflejar también esa importancia.
No se trata únicamente de incluir toda la información solicitada. También hay que saber dónde está el valor de nuestra propuesta y facilitar que pueda ser identificado y valorado.
La memoria justificativa: para qué se contrata
La memoria justificativa suele ser uno de los documentos más olvidados y, sin embargo, puede aportar mucha información.
Nos permite entender qué necesidad quiere resolver la Administración, qué objetivos persigue y por qué se pone en marcha el contrato.
Esto es importante porque nuestra propuesta no debería responder únicamente a las tareas descritas en el PPT, sino demostrar que entendemos el problema que existe detrás de ellas.
Cuando conocemos ese contexto, podemos plantear una propuesta que no se limite a cumplir los requisitos técnicos, sino que responda de forma más coherente a la necesidad que ha originado la contratación.
Ordenar antes de escribir
Antes de lanzarnos a redactar, merece la pena hacer un pequeño trabajo previo consistente en ordenar toda la información que hemos encontrado en los pliegos.
No todos los apartados tienen el mismo peso ni necesitan el mismo nivel de detalle. Habrá cuestiones obligatorias que simplemente debemos cumplir y otras que, además, serán clave para conseguir una buena puntuación.
Tener esto claro desde el principio nos ayuda a decidir qué merece más espacio, qué debemos explicar con más detalle y qué no podemos olvidarnos de incluir.
Concretar
Uno de los errores más habituales es reformular el pliego sin aportar contenido nuevo.
Si el PPT dice que habrá “seguimiento continuo”, nuestra propuesta debe explicar quién realizará ese seguimiento, con qué frecuencia, mediante qué indicadores y qué herramientas se utilizarán.
Lo mismo ocurre con conceptos como coordinación, innovación, personalización o evaluación: cuanto más concretos y verificables sean, más sólida será la propuesta.
Pensar como quien evalúa
Antes de presentar la oferta conviene revisar cada criterio de adjudicación y comprobar que existe una respuesta clara dentro de la memoria.
En definitiva, preparar una buena propuesta técnica significa conectar tres cuestiones:
¿Qué quiere contratar la Administración?
¿Para qué lo necesita?
¿Cómo va a valorar nuestra solución?
Cuando esas tres piezas están bien alineadas, la memoria deja de ser una simple descripción del servicio y se convierte en una propuesta concreta, coherente y evaluable
Porque una buena propuesta técnica no consiste en repetir lo que pide la Administración.
Consiste en demostrar que hemos entendido la necesidad y que sabemos cómo convertirla en una solución viable.
